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Antworten auf Ihre häufig gestellten Fragen zur Projektförderung

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Wie komme ich an Fördermittel? Was muss ich bei der Beantragung beachten? Wann wird ausgezahlt? Das sind beispielhafte Fragen, wie Sie uns tagtäglich erreichen. In kurzen Antworten wollen wir hier eine erste Hilfestellung auf Ihre drängendsten Fragen geben, die im Zusammenhang mit Förderprogrammen und Angeboten stehen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Förderprogrammen und Angeboten

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Was bedeutet Projektförderung
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Im Rahmen einer Projektförderung können Sie Zuschüsse für einzelne, abgegrenzte Vorhaben erhalten. Diese Zuschüsse stellen somit eine finanzielle Unterstützung dar, die von Ihnen verfolgten Projekte durchführen zu können und gleichzeitig Ergebnisse bzw. Ziele zu erreichen, die auch im Interesse des Förderers bzw. der Allgemeinheit stehen. Projektförderung wird in der Regel auf Basis veröffentlichter Förderprogramme und -​richtlinien, sogenannter Bekanntmachungen durchgeführt. Diese veröffentlicht der jeweilige Fördermittelgeber im Bundesanzeiger und über die Internetseiten der Förderinstitutionen. Mit der fachlichen und administrativen Umsetzung der Fördermaßnahmen beauftragen Fördermittelgeber regelmäßig sog. Projektträger, wie den DLR Projektträger. Wir beraten und begleiten Sie dabei von der Antragstellung, über die Durchführung Ihres Vorhabens bis hin zum Abschluss der Förderung.

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Wie funktioniert Projektförderung
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Der Bund signalisiert über die vorgenannten Förderprogramme/Bekanntmachungen öffentlich seinen Willen und sein Interesse bestimmte Fördermaßnahmen zur Förderung von Forschung und Innovationen aufzulegen. Darin werden dann die konkreten die Maßnahmen, Ziele, Schwerpunkte und auch administrativen Rahmenbedingungen und die Rechtgrundlagen adressiert und damit ein Orientierungsrahmen über die Laufzeit der jeweiligen Maßnahme festgelegt.

Oberster Grundsatz ist immer die Übereinstimmung der Projektziele mit den Zielen eines Förderprogramms. Dabei erfolgt die Förderung des Bundes meistens durch Zuschüsse im Wege von Zuwendungen, die hauptsächlich Verbundprojekten, in denen mehrere Partner zusammenarbeiten, gewährt werden. Manche Förderrichtlinien sehen aber auch (ausschließlich) Einzelvorhaben vor.

Zu beachten ist, dass die Fördermittel nur im Rahmen verfügbarer Haushaltsmittel vergeben werden und durch eine Bekanntmachung kein Rechtsanspruch auf eine tatsächliche Förderung besteht.

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Was ist eine Zuwendung und wo liegt der Unterschied zu einem Auftrag?
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Bei einer Zuwendung, die der Mittelgeber aufgrund einer Bekanntmachung/Förderrichtlinie gewährt handelt es sich um einen Zuschuss, um die Forschung in einem aus seiner Sicht (auch genannt Bundesinteresse) förderwürdigen Themengebiet zu unterstützen, welches ohne diesen Zuschuss ggf. nicht oder nicht umfassend genug bearbeitet werden würde. Das kann entweder sein, weil es zu risikoreich für Zuwendungsempfänger wäre, dieses quasi auf eigene Faust durchzuführen oder zu uninteressant, weil z.B. nicht profitabel genug. Um hier den Anreiz zu erhöhen wird daher die Bekanntmachung aufgesetzt und potenzielle Zuwendungsempfänger können sich je nach Ausgestaltung einzeln und/oder gemeinsam mit anderen mit einem zum Thema passenden Projektvorschlag für eine Förderung bewerben. Dabei wird meist ein gewisses Eigeninteresse und damit auch eine Eigenbeteiligung der Antragsteller vorausgesetzt.

Erlassen wird im Falle einer Förderung dann ein Zuwendungsbescheid, welcher die Rechte und Pflichten eines Zuwendungsempfängers festlegt und auch die wesentlichen Rahmenbedingungen insbesondere Laufzeit und Zuwendungshöhe regelt.

Eine konkrete Ergebnisvorgabe gibt es hierbei meist nicht, es werden aber Forschungsziele und mögliche Verwertungsszenarien festgelegt. Ob sich diese vollumfänglich und/oder sinnvoll erreichen lassen, stellt sich dabei meist erst im Laufe des Forschungsprojektes heraus.

Davon abzugrenzen sind öffentliche Aufträge bei denen ein Mittelgeber ein konkretes Projekt ausschreibt, welches er bearbeitet sehen möchte (z.B. Bau einer Bundesstraße). Hier steht dann ein konkreter Leistungsaustausch (Leistung gegen Geld) im Vordergrund und es handelt sich um ein klassisches Auftraggeber-​/Auftragnehmer-​Vertragsverhältnis.

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Was ist der Unterschied von Verbund- und Einzelprojekten
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Bei Verbundprojekten arbeiten meist Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und wissenschaftliche Einrichtungen projektbezogen zusammen. Dabei ist es erklärtes Ziel, die Zusammenarbeit der genannten Akteure zu fördern, um Kapazitäten besser zu nutzen, Synergieeffekte zu erzielen und den Wissenstransfer von der Forschung in die Wirtschaft zu ermöglichen und zu beschleunigen. Die Teilnahme von kleinen und mittleren Unternehmen (sog. KMU) ist dabei ausdrücklich erwünscht und vorrangig. Bei Einzelvorhaben werden bestimmte Zuwendungsempfänger – zum Beispiel aufgrund herausragender Kompetenzen auf verschiedenen Gebieten – einzeln ausgewählt, um ein den Mittelgeber interessierendes Forschungsthema zu bearbeiten.

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Wer kann/darf sich bewerben?
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Der Kreis der Antragsteller wird in den jeweiligen Förderrichtlinien/Bekanntmachungen festgelegt und kann dort eingesehen werden. Ein genereller Rechtsanspruch auf eine Förderung besteht nicht.

Eine Liste der vom DLR Projektträger betreuten Fördervorhaben finden Sie hier.

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Was ist der Unterschied zwischen einer Projektskizze und einem Antrag?
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Es gibt einstufige und zweistufige Antragsverfahren. Bei den zweistufigen Verfahren wird zur Bewerbung eine sogenannte Skizze eingereicht, die von ausgewählten Experten begutachtet wird. Fällt das Gutachten positiv aus, darf ein formeller Antrag gestellt werden. In einem einstufigen Verfahren kann sofort ein formeller Antrag gestellt werden. Ob das ein- oder das zweistufe Verfahren zur Anwendung kommt, ist im jeweiligen Forschungsprogramm oder den Richtlinien festgelegt.

Eine Projektskizze stellt einen ersten kurzen Aufschlag mit einer Idee dar. Sie soll die wesentlichen Eckpunkte des geplanten Vorhabens „kurz und knackig“ umreißen.

Dabei sollen:

  1. die Ideen inklusive einer kurzen Beschreibung der Aufgabenstellung umrissen werden.
  2. der Stand der Wissenschaft und Technik sowie die eigenen Recherchen (Datenbanken und Literatur) dargelegt werden. Dabei sind vorhandene Erkenntnisse aufzuführen sowie darzustellen, ob und inwieweit das Vorhabenziel bereits Gegenstand anderer Forschungen/Entwicklungen/Untersuchungen ist.
  3. die Anwendungsmöglichkeiten des eigenen Forschungsansatzes dargelegt werden hinreichend belastbare und konkrete Aussagen zum geschätzte Gesamtaufwand des Vorhabens getätigt werden.

Hierbei kommen meist sogenannte Skizzentools zum Einsatz, die eine bestimmte Gliederung zwingend vorsehen. Die Einzelheiten regeln aber auch hier die Forschungsprogramme bzw. Richtlinien. Die eingereichte Skizze dient als Grundlage für die Begutachtung durch ausgewiesene Experten. Als Visitenkarte des geplanten Vorhabens sollte die Skizze dieses also möglichst sauber, genau und bewertbar umschreiben und die eigene Idee von jenen anderer Einreicher qualitativ abgrenzen.

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Ich habe ein positives Begutachtungsergebnis erhalten. Wie geht es weiter?
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Welche Art von Antrag möglich ist, regeln das jeweilige Forschungsprogramm oder die Förderrichtlinien. Meist ist eine Zuwendung auf Ausgaben-​ (AZA) oder Kostenbasis (AZK) möglich, wobei die Ausgabenabrechnung den Regelfall darstellt und die Kostenbasis als Ausnahme davon für insbesondere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, sowie bestimmte von vorne herein festgelegte Antragsteller in Frage kommt, beispielsweise Institute wie die Fraunhofer-​Gesellschaft oder Helmholtz-​Zentren. In manchen Programmen wird auch ein bestimmtes Förderinstrument bzw. die jeweils gültige Nebenbestimmung festgelegt.

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Ich soll einen Antrag auf Ausgabenbasis (AZA) stellen. Was ist zu beachten?
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Die Voraussetzungen und Inhalte regeln die sogenannten Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Ausgabenbasis, die im easy-​Online Formularschrank der jeweiligen Fördermittelgeber hinterlegt sind.

Der AZA ist Antragstellern bzw. Institutionen vorbehalten, deren Gesamtausgaben überwiegend über Zuwendungen der öffentlichen Hand finanziert werden. AZAs werden deshalb überwiegend von Hochschulen, Instituten und Einrichtungen der Max-​Planck-Gesellschaft sowie Einrichtungen der Leibniz-​Gemeinschaft gestellt, aber auch von gemeinnützigen Vereinen.

Für einen Antrag auf Ausgabenbasis (AZA) sind einzureichen:

  • der eigentliche Antrag für Zuwendungen auf Ausgabenbasis (AZA). Dieser ist über das elektronische Online-​Antragssystem easy-​Online zu erstellen und rechtsverbindlich unterschrieben beim zuständigen Projektträger einzureichen – in Papier-​ oder elektronischer Form. In manchen Bereichen ist bereits eine qualifizierte elektronische Signatur möglich.
  • ein Finanzierungsplan mit Erläuterungen zu den Berechnungsgrundlagen und Mengenansätzen. Bei mehrjährigen Vorhaben sind ein Gesamtfinanzierungsplan sowie getrennte Finanzierungspläne für einzelne Kalenderjahre notwendig.
  • Sofern Eigenanteile zu erbringen sind, müssen zusätzlich Bonitätsunterlagen eingereicht werden:
    • Satzung/Gesellschaftsvertrag (soweit zutreffend)
    • laufender Wirtschaftsplan (soweit zutreffend)
    • die letzten beiden bestätigten Jahresabschlüsse
    • ein aktueller Handels-​/Vereinsregisterauszug (sofern eingetragen; nicht älter als drei Monate) eine Auskunft der Hausbank
    • eine Vorhabenbeschreibung mit detailliertem Arbeitsplan
    • ggf. klärende, detailliertere und ergänzende Erklärungen des Antragstellers.
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Ich soll einen Antrag auf Kostenbasis (AZK) stellen. Was ist zu beachten?
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Die Voraussetzungen und Inhalte regeln die sogenannten Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis, die im easy-Online Formularschrank der jeweiligen Fördermittelgeber hinterlegt sind.

Die Abrechnung auf Kostenbasis ist insbesondere gewerblichen Unternehmen, der Fraunhofer-Gesellschaft und den Helmholtz-Einrichtungen vorbehalten. Auch sonstigen Antragstellern steht die Abrechnungsart grundsätzlich offen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Für einen Antrag auf Kostenbasis (AZK) sind einzureichen:

  • der eigentliche Antrag für Zuwendungen auf Ausgabenbasis (AZA). Dieser ist über easy-Online zu erstellen und rechtsverbindlich unterschrieben in Papierform und auch in elektronischer Form beim zuständigen Projektträger einzureichen. In manchen Bereichen ist mittlerweile auch eine qualifizierte elektronische Signatur möglich.
  • eine detaillierte Vorkalkulation sowie Erläuterungen in Form von Angeboten, Kalkulationen, Nachweisen usw.
  • Sofern Eigenanteile zu erbringen sind müssen zusätzlich Bonitätsunterlagen eingereicht werden:
    • die letzten beiden bestätigten Jahresabschlüsse
    • Satzung/Gesellschaftsvertrag (soweit zutreffend)
    • laufender Wirtschaftsplan (soweit zutreffend)
    • ein aktueller Handels-/Vereinsregisterauszug (sofern eingetragen; nicht älter als drei Monate)
    • eine Auskunft der Hausbank
    • ggf. weitere Unterlagen, die einen Überblick über die Lage des Unternehmens geben, zum Beispiel betriebswirtschaftliche Auswertungen, aktuelle Quartalsberichte, Businesspläne, Liquiditätsplanung, bestehende Unternehmensverträge
  •  eine Vorhabenbeschreibung inklusive detailliertem Arbeitsplan
  • ggf. klärende, detailliertere und ergänzende Erklärungen des Antragstellers

 

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Was ist eine Vorhabenbeschreibung?
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In der Vorhabenbeschreibung ist darzulegen, warum das Vorhaben gefördert werden sollte. Sie muss gemäß den jeweiligen Richtlinien die folgenden Punkte adressieren - siehe auch hier im Formularschrank der jeweiligen Mittelgeber:

  1. Ziele
    • Gesamtziel des Vorhabens
    • Bezug des Vorhabens zu den förderpolitischen Zielen (z.B. Förderprogramm)
    • wissenschaftliche und/oder technische Arbeitsziele des Vorhabens 
  2. Stand der Wissenschaft und Technik; bisherige Arbeiten
    • Stand der Wissenschaft und Technik (einschließlich alternativer Lösungen, der Ergebnisverwertung entgegenstehende Rechte, Informationsrecherchen)
    • bisherige Arbeiten der Antragstellenden
  3. Ausführliche Beschreibung des Arbeitsplans
    • vorhabenbezogene Ressourcenplanung
    • Meilensteinplanung
  4. Verwertungsplan
    • wirtschaftliche Erfolgsaussichten
    • wissenschaftliche und/oder technische Erfolgsaussichten
    • wissenschaftliche und wirtschaftliche Anschlussfähigkeit
  5. Arbeitsteilung/Zusammenarbeit mit Dritten
  6. Notwendigkeit der Zuwendung

 

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Was passiert, nachdem ich meinen Antrag eingereicht habe?
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Ihr Antrag wird nun von unseren fachlichen und administrativen Mitarbeitenden geprüft. Auf Anfrage müssen Sie weitere Angaben nachliefern. Mit einer positiven Förderentscheidung wird Ihr Antrags bewilligt oder bei einer negativen Entscheidung abgelehnt. Bitte beachten Sie auch in diesem Zusammenhang, dass aus der Abgabe eines Förderantrages (ebenso wie der positiven Begutachtung) kein Rechtsanspruch auf Förderung erwächst. Bitte beachten Sie auch, dass Sie erst mit einem Vorhaben beginnen dürfen, wenn Sie einen Zuwendungsbescheid in Händen halten.

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Ich habe einen Bescheid auf Ausgabenbasis erhalten. Wie geht es weiter?
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Ihre Mittel fordern Sie nun mit den sogenannten Zahlungsanforderungen an, meist über profi-Online.

  • Dabei können ab Laufzeitbeginn die geplanten Ausgaben der folgenden zwei Monate bzw. sechs Wochen (siehe Zuwendungsbescheid) angefordert werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums ist jeweils die nächste Zahlungsanforderung zu stellen, wobei die bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlichen Aufwendungen ebenso wie die geplanten Ausgaben der nächsten zwei Monate bzw. sechs Wochen abzurechnen sind. Die angeforderten Mittel sollten Sie innerhalb der nächsten zwei Monate bzw. sechs Wochen verbrauchen, da eventuell entstehende Kassenbestände verzinst werden müssen.
  • Zur Zahlungsanforderung nutzen Sie das Formular ZAZA bzw. ZAZAP, das Ihnen physisch oder elektronisch zu Jahresbeginn zur Verfügung gestellt wird, ggf. auch mit der Auszahlungsbestätigung zur vorangegangenen Zahlungsanforderung. Darüber hinaus sind ohne Aufforderung keine weiteren Belege vorzulegen. Sollten Sie am profi-Online Verfahren teilnehmen, wird unmittelbar nach Bearbeitung der zuletzt eingereichten Zahlungsanforderung automatisch ein neues Formular über die profi-Online Plattform zur Verfügung gestellt.
  • Sind im Rahmen der Antragsprüfung positionsbezogene Sperren festgesetzt worden, müssen Sie vor Abrechnung ggf. eine Entsperrung der Mittel (siehe Zuwendungsbescheid) beantragen.
  • Wenn Sie abschätzen können, dass die in einem Haushaltsjahr zur Verfügung gestellten Fördermittel nicht vollständig verbraucht werden, informieren Sie uns bitte. Sollten die Ihnen zur Verfügung gestellt Mittel nicht ausreichen, wird geprüft, ob eine Vorziehung aus einem der folgenden Haushaltsjahre möglich ist. Bitte reichen Sie hierzu lediglich die entsprechende Zahlungsanforderung ein bzw. informieren Sie uns, sobald Sie einen Mehrbedarf abschätzen können.

Dann erfolgt der Zwischennachweis:

  • Nach Ablauf eines Kalenderjahres müssen Sie bis zum 30. April einen zahlenmäßigen Zwischennachweis erstellen und damit die Jahresrechnung abgrenzen. Wenn Sie am profi-Online Verfahren teilnehmen, wird Ihnen das Formular automatisch zur Verfügung gestellt. Im anderen Falle erhalten Sie das ZNZA bzw. ZNZAP rechtzeitig vom Projektträger zugesandt.
  • Je nach gültiger Nebenbestimmung ist zusätzlich jeweils bis spätestens 15.02. bzw. 30.04. (siehe Zuwendungsbescheid) ein Zwischenbericht einzureichen. Ein Muster dafür finden Sie in Anlage 1 der Besonderen Nebenbestimmungen für Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung zur Projektförderung auf Ausgabenbasis (BNBest-BMBF 98) im Formularschrank.

Was habe ich dabei für Mitteilungspflichten?

Sie müssen uns sämtliche für den Vorhabenerfolg relevante Änderungen wie zum Beispiel Projektleiterwechsel, neue Anschriften oder geänderte Bankverbindungen, Arbeits- bzw. Finanzierungspläne umgehend mitteilen. Bei Fragen und/oder Unsicherheiten wenden Sie sich sicherheitshalber an die Ihnen von uns mitgeteilten Ansprechpersonen.

Wenn das Vorhaben ausgelaufen ist, müssen Sie den Verwendungsnachweis (VNAZA/VNAZAP) einreichen:

Sie erhalten zum Laufzeitende des Projektes ein entsprechendes Anforderungsschreiben und müssen je nach den Nebenstimmungen bestimmte weitere Formulare einreichen. Dazu gehören:

  • ein zahlenmäßiger Verwendungsnachweis - dieses Formular wird Ihnen nach Abschluss des Vorhabens von uns zugesandt oder automatisch über profi-Online zur Verfügung gestellt.
  • Beleglisten
  • ein fachlicher Schlussbericht
  • erfolgte Veröffentlichungen
  • Berichtsblätter bzw. document control sheets
  • Erfolgskontrollbericht
  • Kurzfassung zum Verwertungsplan (wenn nicht schon im Schluss- oder Erfolgskontrollbericht enthalten). Das Muster für den Abschlussbericht finden Sie in der Anlage 2 der Besonderen Nebenbestimmungen für Zuwendungen des Bundesministeriums für Bildung und Forschung zur Projektförderung auf Ausgabenbasis (BNBest-BMBF 98) im Formularschrank

 

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Sandra Metz

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